Quản lý kho là một trong những nghiệp vụ cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và chi phí của doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý kho trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, luân chuyển hàng hóa và ra quyết định nhanh chóng hơn.
Trên thị trường hiện nay có vô vàn phần mềm quản lý kho với đa dạng các tính năng, giao diện và chi phí khác nhau. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng phù hợp với quy trình vận hành đặc thù của từng doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc gia công phần mềm quản lý kho theo nhu cầu đang trở thành lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hóa hệ thống vận hành đặc thù và giảm thiểu rủi ro, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
I. Doanh nghiệp nên mua phần mềm có sẵn hay thuê gia công phần mềm quản lý kho?
“Nên mua phần mềm quản lý kho hay nên thuê gia công phần mềm riêng?” là bài toán khiến không ít doanh nghiệp phải trăn trở. Mỗi giải pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng tùy thuộc vào mục tiêu, quy trình vận hành, quy mô,… của doanh nghiệp.
Nên sử dụng phần mềm có sẵn hay thuê gia công phần mềm
1.1. Mua phần mềm quản lý có sẵn – Nhanh chóng, chi phí thấp
Đối với phần mềm có sẵn sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, có quy trình quản lý đơn giản hoặc chưa cần nhiều độ tùy biến. Một số ưu điểm bao gồm:
- Triển khai nhanh: hệ thống đã hoàn thiện, chỉ cần cấu hình là có thể sử dụng.
- Chi phí thấp: chỉ cần mua license hoặc trả phí theo tháng.
- Được hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn đầy đủ: Giảm thời gian đào tạo.
Tuy vậy, hạn chế lớn nhất của phần mềm có sẵn là tính linh hoạt thấp. Khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hay quy trình quản lý, phần mềm có thể không còn phù hợp và khó tích hợp với hệ thống nội bộ khác (QRP, CRM,…).
1.2. Thuê gia công phần mềm quản lý kho – Tùy chỉnh theo đặc điểm doanh nghiệp
Đối với việc thuê gia công phần mềm quản lý kho sẽ phù hợp với doanh nghiệp có quy trình quản lý phức tập, cần tích hợp sâu với các hệ thống khác và cần độ bảo mật cao. Đây sẽ là phương án tối ưu với những lợi thế như:
- Tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế: phần mềm được thiết kế phù hợp với quy trình riêng của từng doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp sâu: kết nối dễ dàng với hệ thống ERP, phần mềm bán hàng (POS), vận chuyển, đối soát COD,…
- Linh hoạt mở rộng: dễ dàng nâng cấp, mở rộng chức năng khi doanh nghiệp phát triển.
- Bảo mật và quyền sở hữu dữ liệu: doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng mã nguồn, dữ liệu hoàn toàn được bảo mật, không bị chia sẻ hay lưu trữ trên nền tảng trung gian.
Thế nhưng, giải pháp này cần có chi phí đầu tư cao hơn, thời gian triển khai lâu hơn và đòi hỏi doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng đầu ra.
1.3. Lựa chọn giải pháp nào?
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới bắt đầu áp dụng công nghệ vào việc quản lý kho bãi: Có thể bắt đầu với phần mềm quản lý kho có sẵn để triển khai nhanh và đánh giá hiệu quả. Sau đó nâng cấp lên giải pháp tùy chỉnh khi có nhu cầu mở rộng.
- Doanh nghiệp có quy mô lớn, có quy trình riêng: Gia công phần mềm quản lý kho để xây dựng hệ thống theo nhu cầu riêng. Giải pháp này hỗ trợ tích hợp dễ dàng và tối ưu vận hành dài hạn.
II. Những sai lầm thường gặp khi thuê gia công phần mềm quản lý kho
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải khó khăn khi thuê gia công phần mềm quản lý kho dẫn tới tốn kém chi phí, hiệu quả mang đến không như mong đợi, thời gian triển khai kéo dài, tốn nguồn lực,… Nguyên nhân chủ yếu đến từ một số sai lầm thường gặp dưới đây.
2.1. Không xác định được yêu cầu và mục tiêu sử dụng:
Khi doanh nghiệp đặt ra mục tiêu và yêu cầu không rõ ràng sẽ dễ dẫn tới việc phần mềm tạo ra không đáp ứng được quy trình vận hành. Điều này dẫn đến việc triển khai lãng phí và thiếu hiệu quả.
2.2. Chọn sai đối tác:
Một số đơn vị gia công phần giỏi về chuyên môn nhưng lại không có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản lý kho sẽ không thể đưa ra giải phảp thực tế.
2.3. Thiếu kiểm soát trong quá trình triển khai:
Không có kế hoạch giám sát chặt chẽ tiến độ và chất lượng trong từng giai đoan phát triển rõ ràng, đặc biệt là kế hoạch đo lường hiệu quả sử dụng phần mềm sau khi triển khai. Việc đo lường, đánh giá để đưa ra những điều chỉnh và cải tiến phù hợp cho doanh nghiệp.
2.4. Xem nhẹ vấn đề bảo mật và quyền sở hữu phần mềm:
Một số doanh nghiệp không có điều khoản rõ ràng trong hợp đồng về quyền sở hữu phần mềm hay bảo mật dữ liệu. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về bảo mật hoặc phụ thuộc vào bên đối tác.
2.5. Quy trình làm việc với các vendor không rõ ràng:
Khi doanh nghiệp và đối tác không phối hợp, quản lý và giao tiếp rõ ràng, quá trình triển khai dễ bị gián đoạn và thiếu thống nhất. Kết quả là phần mềm không đáp ứng kỳ vọng và mất thêm thời gian để chỉnh sửa.
Những sai lầm phổ biến khi thuê gia công phần mềm
III. 5 lưu ý khi triển khai gia công phần mềm quản lý kho
Để tránh những rủi ro trên và đảm bảo phần mềm được triển khai đem lại giá trị thực tiễn, doanh nghiệp cần lưu ý 5 yếu tố quan trọng sau:
3.1. Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu
Trước khi làm việc với bên đơn vị gia công phần mềm, doanh nghiệp nên:
- Xác định các vấn đề đang gặp phải trong quy trình quản lý kho.
- Yêu cầu các tính năng phần mềm mà doanh nghiệp mong muốn để phục vụ cho việc quản lý kho.
- Đăt ra mục tiêu cho việc sử dụng phần mềm quản lý kho: Giảm thời gian xử lý hay tối ưu chi phí vận hành bao nhiêu %?
Việc này giúp đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra thực sự phù hợp và hỗ trợ cải thiện hiệu suất vận hành thay vì chỉ mang tính hình thức số hóa.
Xác định mục tiêu và nhu cầu
3.2. Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm
Không phải công ty gia công phần mềm nào cũng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho, logistic hay chuỗi cung ứng. Vì vậy, trước khi đưa ra lựa chọn nên cần tìm hiểu kĩ đơn vị như:
- Các dự án tương tự, các case study thưc tế mà họ đã triển khai trước đó;
- Đội ngũ triển khai có nghiệp vụ chuyên môn không?;
- Quy trình thực hiện có rõ ràng không? Có các bước kiểm thử bài bản không?;
Một đối tác có kinh nghiệm sẽ giúp bạn thiết kế hệ thống phần mềm quản lý kho phù hợp, dễ sử dụng và linh hoạt cho hiện tại và mở rộng sau này.
Lựa chọn đơn vị gia công phần mềm
3.3. Hợp đồng, tiến độ rõ ràng và cam kết chất lượng
Hợp đồng là cơ sở để hai bên kiểm soát tiến độ, chất lượng và quyền lợi. Do vậy, hợp đồng cần ghi rõ:
- Timeline triển khai cụ thể từng giai đoạn.
- Điều khoản bảo mật, quy định nội bộ, tốc độ xử lý và chế độ bảo trì sau khi bàn giao.
- Cam kết bảo hàng, hỗ trợ sau triển khai.
- Điều khoản xử lý rủi ro và vi phạm hợp đồng.
Khi tiến độ và chất lượng sản phẩm được quy định rõ ràng trong hợp đồng, doanh nghiệp sẽ hạn chế được nguy cơ phát sinh những rủi ro không kiểm soát hoặc không đúng theo yêu cầu ban đầu.
Hợp đồng theo dõi tiến độ, chất lượng triển khai
3.4. Khả năng tích hợp hệ thống
Để gia tăng hiệu quả của một phần mềm quản lý nên cần được tích hợp với:
- Hệ thống ERP nội bộ.
- Phần mềm bán hàng (POS), quản lý đơn hàng (OMS), thương mại điện tử (Shopify, WooCommerce,…).
- Các nền tảng logistic như giao vận, kiểm kê, đối soát COD.
Đơn vị gia công phải có khả năng xây dựng API mở, đồng thời tuân thủ tiêu chuẩn tích hợp và có kinh nghiệm triển khai tích hợp thực tế với các hệ sinh thái phần mềm hiện có của doanh nghiệp.
Tích hợp hệ thống vào phần mềm
3.5. Bảo mật và quyền sở hữu phần mềm
Phần mềm quản lý kho xử lý lượng lớn thông tin nội bộ của doanh nghiệp như số lượng hàng, lịch sử đơn hàng, dữ liệu khách hàng,… cho nên bảo mật là yếu tố không thể bỏ qua. Việc đảm bảo quyền sở hữu và an toàn thông tin sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về lâu dài, đồng thời tránh được các rủi ro pháp lý.
Bảo mật và quyền sở hữu phần mềm
IV. Innotech – Đối tác gia công phần mềm quản lý kho đáng tin cậy
Innotech là công ty đã có kinh nghiệm trong việc gia công phần mềm quản lý kho bãi tủy chỉnh, đặc biệt đã từng có các dự án liên quan đến quản lý kho bãi thông minh, hệ thống ERP, logistics và bán lẻ.
>> Xem thêm “Cao Phát Paper – Bài toán vận hành kho và quản lý chất lượng”
Innotech Vietnam – Giải pháp tối ưu phần mềm quản lý kho
Với đội ngũ chuyên gia nhiệt huyết và dày dặn kinh nghiệm, Innotech đã triển khai thành công nhiều dự án phần mềm quản lý kho cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, Mỹ, Nhật Bản… Chúng tôi cam kết:
- Tư vấn giải pháp sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
- Quy trình triển khai minh bạch, nhanh chóng
- Bảo mật và quản lý quyền sở hữu rõ ràng.
- Khả năng tích hợp hệ thống đa nền tảng như CRM, Quản lý chất lượng, phần mềm kế toán,…
- Chi phí tối ưu với ngân sách của doanh nghiệp và cạnh tranh trên thị trường.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ gia công phần mềm quản lý kho của Innotech tại đây hoặc liên hệ để được tư vấn chi tiết.
Việc thuê gia công phần mềm quản lý kho như một bước đệm giúp cho doanh nghiệp cải thiện quy trình vận hành quản lý kho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tìm được đơn vị gia công phần mềm quản lý kho uy tín, triển khai nhanh chóng và chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp lại là bài toán khó.Hy vọng rằng với các nội dung chúng tôi vừa cung cấp, doanh nghiệp sẽ có những góc nhìn tổng quan để đưa ra lựa chọn phù hợp và tối ưu nhất.
