Tác động của Covid-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết. Đây cũng là thời điểm các doanh nghiệp thay đổi phương thức vận hành và quy mô, định hướng mục tiêu phát triển mới. Các quy trình quản lý cũng được xây dựng lại, đồng thời ứng dụng thêm công nghệ để hạn chế việc tiếp xúc giữa người với người. Chấm công online là một trong những giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí và giúp giảm sự lây lan của dịch bệnh.
Giải pháp chấm công online mới hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Giải pháp chấm công online là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng giải pháp chấm công bằng máy vân tay, máy quẹt thẻ từ,… Nhưng với tình hình dịch bệnh, nhân viên phải làm việc tại nhà hoặc tính chất công việc linh động thì giải pháp máy chấm công không giải quyết được. Vì vậy, giải pháp chấm công tích hợp công nghệ được ra đời dưới dạng tính năng trong phần mềm quản lý nhân sự hoặc dạng app.
Giải pháp chấm công online đang được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều là dạng app trên điện thoại hoặc dạng app có tích hợp thêm với phần mềm quản lý nhân sự online. Mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng để đăng nhập vào hệ thống, sẽ có các yêu cầu như quét mã QR trên thẻ nhân viên, chụp hình, cho phép truy cập GPS để xác nhận chấm công. Một số phần mềm chấm công hiện đại hơn có ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID giúp tăng độ chính xác và nâng vòng an ninh.
Giải pháp chấm công online hiệu quả
Nhân viên chủ động theo dõi công việc hơn trên timesheet
Tiết kiệm thời gian
Chấm công online tiện lợi khi có thể truy cập mọi lúc thông qua internet. Một số công việc có tính chất đặc biệt phải di chuyển nhiều, đi thị trường, giám sát công trình, theo dõi chương trình ngoài trời,… sẽ rất phù hợp với giải phải pháp này. Các nhân viên có thể cùng lúc vào chấm công trên phần mềm, điều này giúp giải quyết tình trạng “ùn tắc giao thông” xếp hàng chờ đợi mỗi sáng của họ.
Ngoài ra, nhân viên có thể tạo đơn nghỉ phép online và gửi trực tiếp cho quản lý xét duyệt mà không cần chờ đợi lâu. Cắt ngắn được quy trình bổ sung thông tin khi chấm công bằng tính năng tích hợp trong timesheet giúp tiết kiệm thời gian.
Tính chính xác
Để đảm bảo ghi nhận dữ liệu chính xác, cách chấm công online bằng app và phần mềm có yêu cầu quyền truy cập vào thời gian thực, định vị GPS trên điện thoại. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng nhận diện khuôn mặt để tránh việc gian lận trong chấm công bởi cách chấm công bằng máy quẹt thẻ từ có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ.
Tự động hóa
Chấm công bằng máy cũng được tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu, nhưng xuất ra dưới dạng file excel như nhập tay. Khác với chấm công bằng máy, các thông tin chấm công online được tự động sắp xếp thành bảng hoặc trình bày theo mẫu rõ ràng. Dựa trên dữ liệu chấm công chính xác, bước tính lương được nhanh chóng hơn và giảm một phần áp lực công việc cho phòng nhân sự.
Công khai bảng chấm công và tính lương trên phần mềm giúp nhân viên tăng sự tin tưởng vào bộ phận nhân sự. Đồng thời, nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc cải thiện công việc khi theo dõi timesheet cá nhân và cảm thấy được chia sẻ trách nhiệm.
Tiết kiệm chi phí
Tiết kiêm chi phí và nâng cao hiệu suất
Máy chấm công sẽ nhanh chóng xuống cấp sau một thời gian sử dụng và một khi máy gặp lỗi sẽ cần kiểm tra thường xuyên.Không cần đầu tư nhiều vào máy móc và bảo trì thường xuyên, giải pháp chấm công online bằng app và phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hơn. Việc nâng cấp và phát triển tính năng mới cũng dễ dàng hơn trên nền tảng này.
Cắt giảm một lượng giấy tờ lớn bằng các dữ liệu online, một số thủ tục như điền thông tin, giới thiệu onboard, viết giấy xin phép,… sẽ được thay thế bằng các mẫu đơn online và lưu trữ trên cloud – máy chủ ảo dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Với dung lượng lưu trữ rộng lớn có thể tùy chọn mà các doanh nghiệp có thể thoải mái sử dụng là một ưu điểm của cloud trong phần mềm quản lý nhân sự. Thống nhất trong lưu trữ thông tin sẽ giúp tra cứu và tìm kiếm nhanh chóng hơn, không còn gặp phải tình trạng thất lạc giấy tờ và mơ hồ khi gặp vấn đề mâu thuẫn.
Giải pháp chấm công online giúp hoạt động quản lý nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn bằng việc tự động hóa quy trình quản lý. Thêm gắn kết cá nhân với doanh nghiệp khi chia sẻ việc ghi nhận hoạt động làm việc của từng nhân viên. Tiết kiệm chi phí và dễ dàng sử dụng, cùng sự thuận lợi từ phát triển công nghệ hiện tại .
Innotech Việt Nam
Tại Innotech Vietnam, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ về phần mềm với việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Bạn đang tìm kiếm một công ty HRM Software Development để cung cấp giải pháp cho công ty của bạn. Liên hệ với các chuyên gia tại Innotech Vietnam để được giải đáp mọi thắc mắc về Cloud based Human Resource Management Software Development!
Email: [email protected]
