Thuật ngữ viết tắt về phần mềm quản lý nhân sự HRMS và HRIS thường đi cùng nhau và có khi thay thế cho nhau bởi có sự liên quan tương đồng, nhưng giữa chúng có một số khác biệt cơ bản bạn cần nắm để sử dụng hợp lý hơn. Bài viết sau tổng quan về sự khác nhau cơ bản giữa HRMS và HRIS từ định nghĩa đến tính chất. Đồng thời khái quát số lợi ích của phần mềm HRMS trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Tổng quan về HRIS và HRMS
Định nghĩa
HRMS – Human Resources Management System hay hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Là phần mềm kết hợp các chức năng nhân sự cốt lõi cần thiết thành một bộ tích hợp cho phép người dùng thực hiện các tác vụ, phân tích xu hướng dữ liệu và tạo báo cáo.
HRIS – Human Resources Information System hay hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Là phần mềm cho phép người dùng quản lý, theo dõi và tự động hóa các nhu cầu nhân sự cốt lõi. Nền tảng này lấy thông tin nhân viên là cơ sở dữ liệu trung tâm, với các chức năng được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu trung tâm và liên kết với từng nhân viên, từng phòng ban hoặc toàn bộ công ty.
Sự khác nhau giữa HRIS và HRMS
Phân biệt sự khác nhau cơ bản giữa HRIS và HRMS
Phần mềm HRIS theo dõi thông tin định lượng của nhân viên như SSN (Social Security Number) và lịch trình. Còn phần mềm HRMS giám sát thông tin định tính của nhân viên như hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.
HRIS và HRMS thường thì cả hai được sử dụng thay thế cho nhau, tuy nhiên giữa chúng có một chút khác biệt cơ bản sau:
- HRMS là một cấu trúc bao gồm các chính sách, hệ thống, quy trình tổng quan trong khi HRIS được tuân theo trong lĩnh vực nhân sự riêng của một tổ chức.
- HRIS là một chương trình phần mềm cùng với ERP (Enterprise resource planning) làm cơ sở dữ liệu về tất cả các thông tin được khai thác để quản lý nhân sự một cách chính xác và tốt hơn.
- HRIS là một phần của HRMS trong một tổ chức.
Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) cho phép bạn quản lý trực tuyến thông tin về nhân sự, chính sách và thủ tục của mình. Các quyết định quản trị nhân lực thường cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin quản trị nhân lực như là:
- Theo dõi, tuyển chọn ứng viên
- Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.
- Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.
- Đào tạo và phát triển người lao động.
- Quản lí lương, thưởng nhân viên dựa trên giờ làm việc, số dư tích lũy, PTO, lịch trình.
- Theo dõi các bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.
- Phân tích và thiết kế công việc.
- Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lí nhà nước theo yêu cầu.
- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
Phân biệt sự khác nhau của HRIS và HRMS ở chỗ hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực (HRMS) là một giải pháp nhân mở rộng chức năng của HRIS hơn. Với chức năng nâng cao về đánh giá hiệu suất và lập kế hoạch kế nhiệm để kết hợp chặt chẽ hơn nữa việc quản lý vòng đời của nhân viên từ khi thuê đến khi nghỉ hưu.
Bằng cách sử dụng HRMS, các công ty có thể thúc đẩy sự tham gia từ quá trình tuyển dụng, giống như với HRIS. Nhưng với HRMS, các công ty có thể chỉ định các mục tiêu được cá nhân hóa cho nhân viên và thực hiện theo dõi hiệu suất thường xuyên trong một hệ thống trực tuyến thống nhất và đơn giản hóa.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự HRMS
Lợi ích của HRMS đối với doanh nghiệp
Hiện tại các công ty và tổ chức đã công nhận những lợi ích mà phần mềm HRMS mang lại. Giải pháp nhân sự không chỉ còn là những quy trình thủ công phức tạp từ giấy tờ rời rạc để ra được các số liệu cần thiết cho quyết định quản trị nguồn nhân lực nữa khi có HRMS. Công nghệ được áp dụng vào quản trị nhân sự tạo ra một giải pháp mới cho bước chuyển mình của hoạt động quản lý nguồn nhân lực.
Phần mềm HRMS đang được các công ty sử dụng nhiều là HRMS Cloud hay SaaS (Software as a service). So với giải pháp on-premise (Phần mềm lưu trữ dữ liệu tại chỗ) và phần mềm dạng gói thì dạng Cloud tiện ích hơn bởi chi phí và tính linh động. Sử dụng on-premise và dạng gói thì bạn được toàn quyền kiểm soát và tốt hơn trong việc bảo vệ hệ thống nhưng bất lợi bởi chi phí nâng cấp, tốc độ và khả năng mở rộng, hỗ trợ công nghệ cho những nhu cầu riêng của công cty.
Với phần mềm dạng cloud-based HRMS các tính năng được xây dựng dựa trên các tiêu chí riêng cho từng công ty. Khả năng mở rộng từ tính năng tới dung lượng bộ nhớ dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý nhân sự là cần thiết nhưng không nhất thiết để bạn phải tuyển dụng nguyên một đội ngũ IT xây dựng, mà bạn hoàn toàn có thể thuê các công ty chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ để thực hiện tốt hơn. Nhưng việc đó không có nghĩa là sẽ gây ra các rủi ro trong an toàn thông tin bởi các chính sách dữ liệu dựa trên các điều luật được đảm bảo độ bảo mật cao. Việc nâng cấp hệ thống và phát triển thêm tính năng trên HRMS Cloud dễ dàng hơn với chi phí duy trì được tối thiểu hóa so với on-premise, nên bạn có thể cân nhắc sử dụng thử để xem mức độ phù hợp.
Nguồn tổng hợp và dịch: Innotech
Tại Innotech Vietnam, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ về phần mềm với việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Bạn đang tìm kiếm một công ty HRM Software Development để cung cấp giải pháp cho công ty của bạn. Liên hệ với các chuyên gia tại Innotech Vietnam để được giải đáp mọi thắc mắc vềCloud-based Human Resource Management!
Email: [email protected]
